Il s'agit d'un remboursement dont peuvent bénéficier les salariés pour couvrir les frais engendrés par l'utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cette indemnité n'est pas juste une aide financière, elle est aussi un moyen de reconnaître officiellement les efforts des employés qui utilisent leur propre véhicule pour le travail. Elle permet de couvrir, au moins partiellement :
Notez que certains frais de déplacement tels que le péage et le stationnement ne sont pas couverts par les indemnités kilométriques. En effet, ces dépenses doivent faire l’objet de notes de frais réalisée lors d'un trajet professionnel.
L’indemnité kilométrique peut également faire l’objet d’une déduction fiscale lors de votre déclaration d’impôt.
Pour en bénéficier, il faut :
Attention : les indemnités kilométriques ne peuvent pas être cumulées. Ainsi, un employé pratiquant le covoiturage avec un confrère de la même société n'a pas droit à ces indemnités, car il ne se sert pas de son véhicule personnel.
De même, si votre employeur vous fournit déjà un véhicule de fonction ou si vous bénéficiez d'une prime de transport, vous ne pourrez pas prétendre à cette indemnité.
Le barème kilométrique est un outil mis en place par l'administration fiscale. Il permet de déterminer le montant des frais engagés en fonction de la distance parcourue et de la puissance du véhicule. Chaque année avant que vous puissiez faire votre déclaration d’impôt, l’administration fiscale publie un nouveau barème kilométrique.
Le montant remboursé dépend principalement de la puissance fiscale du véhicule : une puissance plus élevée entraîne une indemnité compensatoire plus importante.
Pour le calculer : multipliez le nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année par le taux correspondant à la puissance de votre véhicule. Le résultat vous donnera le montant que vous pouvez déduire ou vous faire rembourser.
Exemple : imaginons que vous ayez une voiture de 6 CV et que vous parcouriez 10 000 km pour le travail en 2023. Si le taux est de 0,50 €/km, vous pourriez prétendre à une indemnité de 5 000 € pour l'année civile en question.
Pour bénéficier de cette indemnisation par l’employeur, il est essentiel de fournir une preuve des frais liés à l'usage du véhicule. Ce justificatif doit inclure
Le forfait, quant à lui, est une déduction standard basée sur le nombre de kilomètres parcourus pour le travail. Il n'est pas nécessaire de fournir des justificatifs détaillés, ce qui le rend plus simple à gérer. C'est ici que l'indemnité kilométrique entre en jeu, en vous offrant un taux fixe par kilomètre parcouru.
Voici le barème kilométrique 2023 applicable aux voitures*
Puissance fiscale
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Distance(d) jusqu’à 5 000 km parcourus
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de 5 001 à 20 000 km parcourus
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au-delà plus de 20 000 km parcourus
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3 CV et moins
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d x 0,529
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(d x 0,316) + 1 065
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d x 0,370
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4 CV
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d x 0,606
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(d x 0,340) + 1 330
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d x 0,407
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5 CV
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d x 0,636
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(d x 0,357) + 1 395
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d x 0,427
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6 CV
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d x 0,665
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(d x 0,374) + 1 457
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d x 0,447
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7 CV et plus
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d x 0,697
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(d x 0,394) + 1 515
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d x 0,470
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